Aptus.pl
Zapytanie ofertowe
Zobacz też:

Opis systemu

System obiegu dokumentów jest rozwiązaniem pozwalającym na uporządkowanie przepływu informacji w przedsiębiorstwie lub urzędzie. W większości organizacji istnieją sformalizowane procedury, które określają, w jaki sposób przebiega proces biznesowy, w którym biorą udział poszczególni pracownicy oraz kontrahenci zewnętrzni. W firmie produkcyjnej jedną z procedur może być sposób realizacji zleceń od jego złożenia przez dział handlowy poprzez proces produkcji aż do zatwierdzenia i przekazania produktów do klienta wraz z dokumentacją i fakturą. W urzędzie procedury określać mogą sposób załatwiania wniosków składanych przez interesantów wraz z określeniem szczebli decyzyjnych, które odpowiedzialne są za rozpatrzenie dokumentacji i przygotowanie odpowiedzi.

Systemy obiegu dokumentów określa się również mianem Workflow (przepływu pracy), rozumianym jako automatyzacja procesu biznesowego, w trakcie którego dokumenty lub zadania przekazywane są między kolejnymi uczestnikami (pracownikami) zgodnie z przyjętymi procedurami. Wdrożenie takiego systemu zastępuje dokumentację papierową lub w znaczny sposób ją redukuje. Jednocześnie każda akcja (przepływ informacji) wykonana przez pracownika pozostawia trwały ślad w systemie, dzięki czemu na bieżąco można śledzić, na jakim etapie znajduje się dana sprawa, a także szybko można odnaleźć i prześledzić zlecenia nawet z odległej przeszłości.

Dzięki wdrożeniu systemu obiegu dokumentów zyskujemy więc doskonałą kontrolę nad przebiegiem procesu obiegu informacji, gdzie każdy uczestnik tego procesu będzie w odpowiednim momencie powiadomiony, co ma wykonać i komu daną sprawę przekazać dalej. Otrzymujemy również narzędzie statystyczne i informacyjne, w którym każdy proces biznesowy pozostawia trwały ślad w bazie danych i w łatwy sposób może być śledzony przez uprawnione osoby.

Przykład:

Firma produkcyjna wytwarzające partie towaru na zlecenie klientów – automatyzacja procesu produkcji.

Lewa strona schematu przedstawia kolejne stany (etapy) zlecenia w procesie produkcji. Zakładamy, że firma przyjmuje zlecenia od swoich klientów na wyprodukowanie towaru, który wymaga wykonania wstępnych prac projektowych. Zlecenie trafia najpierw do działu projektowego, po czym wykonywana jest próbna partia towaru. Dział kontroli jakości ocenia próbkę towaru i na tej podstawie dokonuje jej zatwierdzenia lub zwraca zlecenie do działu produkcji lub działu projektowego w przypadku zauważenia uchybień. W kolejnym etapie wykonywana jest produkcja docelowa, oceniana następnie przez dział kontroli jakości. Na końcu procesu dział handlowy przygotowuje fakturę i inną dokumentację dla klienta.

Po prawej stronie schematu wyszczególnione są uczestniczące w procesie działy. Każdej zmianie stanu (etapu) zlecenia towarzyszy wygenerowanie zestawu informacji (elektronicznego dokumentu), który przekazywany jest do kolejnej jednostki decyzyjnej - np. dział projektowy przesyła projekt do działu produkcji.

Jak widać na powyższym przykładzie przez dokument nie należy koniecznie rozumieć dokumentu istniejącego fizycznie (takiego jak np. faktura czy umowa). Dokumentem elektronicznym jest również zbiór informacji, który w trakcie procesu biznesowego jest przekazywany między kolejnymi szczeblami decyzyjnymi. W danym procesie biznesowym występuje wiele dokumentów, które tworzą zbiór informacji opisujących ten proces. W przytoczonym przykładzie jedynymi dokumentami, które mogą wymagać istnienia również w formie papierowej są zlecenie podpisane przez klienta oraz faktura (choć przy zastosowaniu podpisu elektronicznego również te elementy nie muszą mieć fizycznego odpowiednika). Pozostałe informacje (takie jak projekt czy dokumentacja partii produkcji) przekazywane są między pracownikami wyłącznie w postaci dokumentów elektronicznych, co usprawnia i porządkuje cały proces.

 

Copyright © 2009 Aptus.pl Sp. z o.o. Sp.k.

Strona używa plików cookie. Korzystanie z witryny oznacza zgodę na zapisywanie plików cookie na urządzeniu (dysku) użytkownika w zależności od konfiguracji przeglądarki. [ czytaj więcej ].